受控文件的定义——国家标准、法律法规是否属于受控文件？

wzding2008 · 发表于 2007-8-7 12:43:08

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在ISO 9000中，规定了文件的控制方式，一般编制文件时，都会说“受控文件”几个字
但是，没有对受控文件进行定义，所以受控文件的分类由领导凭感觉说了算
不知你们公司是如何解决这一问题的？
像国家标准，法律法规（劳动法。消法、质量法等），外来文件是否受控？
控制他的什么内容？

[ 本帖最后由 wzding2008 于 2007-8-7 17:06 编辑 ]

sarahhuang · 发表于 2007-8-8 07:39:14

外来文件包括的范围很广，不单单是国家的法律法规，还包括如与产品有关的国家标准、行业标准、检测方法、顾客的技术资料等，在质量体系中更多的是侧重于与产品有关的部份，肯定是要受控的，至于什么劳动法、消防法倒是在质量体系中没什么受控的要求，就算企业不悼念审核老师也不会说什么的。

liusheng2532 · 发表于 2007-8-8 14:25:00

ISO9001：2000《质量管理体系-要求》中对外来文件有明确的要求！应该对其进行控制！

pp20062006 · 发表于 2007-8-8 14:51:30

外来文件必须控制，对于国家法规等可以规定由主管部门确认是否纳入管理体系范围，即使还不在体系范围内，也必须要遵循的，如“质量法”等，可以不必将文件放到“受控文件”中，但自行制定的文件中可以写明“依据《质量法》等法规，制定本管理规定”等三级文件。

wypan2004 · 发表于 2007-8-8 17:05:20

对于受控文件和非受控文件，有些企业是这样定义的，是否准确，不敢说：

受控文件：对公司产品、服务质量有影响的文件，以及管理体系要求控制的文件；受控文件的每一次修改、换版，需通知文件的持有者，并对其持有的文件进行相应的修改、换版，旧版同时收回。受控文件一般用于公司内部管理，包括但不限于：管理手册、程序文件、规章制度、技术文件、检验规范、强制性法律法规及标准等。
非受控文件：指对文件一切修改、换版，负责进行修改的部门不需通知文件持有者，也不需进行相应的修改、换版和收回的文件。非受控文件一般用于学习和交流。

假如上述定义准确，那么所有外来文件都不是受控文件，因为牵涉到“文件的每一次修改、换版，需通知文件的持有者，并对其持有的文件进行相应的修改、换版，旧版同时收回。”外来文件（法律法规等）的修订修改，不可能通知持有人，也不可能收回，企业只需识别其是否有效版本或最新版本即可，而不是控制
所以，只有自己企业编制的文件，才有可能受控

olive_fy · 发表于 2007-8-9 11:20:51

"只有自己企业编制的文件，才有可能受控'，这个观点是不对的。顾客给的图纸、文件，只有顾客发给了最新版，企业就必须换发新图，保证企业用的是最新的图纸，这就是受控文件。法律法规、国家标准与此类同。不同的是国标和法律法规的新版都是国家面对全国发布消息，由企业自己获取最新版并换发。所以，正规的企业都有专门的部门和人员来做这些工作，比如标准室，标准化员。

所以对于企业来说，只要自己用的到的标准和法律法规也要是受控文件。

wypan2004 · 发表于 2007-8-10 18:11:45

关于外来文件的受控，有些说法是

控制:) 其是否有效
我倒认为用:) 识别:) 其是否有效更为合适，
标准化就是做这方面的识别（注意是：识别）工作，如果非得要说“控制其是否有效”，也没有办法，当然，咱们也就没有讨论的必要了
如果我在5楼的定义可以认为正确的话，对于外来文件你确实控制不了

就像有些说明书上写的：本使用说明书若有改动，恕不通知。
我想这句话的含义就是非受控的意思

bossardjiangyi · 发表于 2007-8-12 00:00:58

这个要看公司是否纳入其正式文件中

appsun · 发表于 2007-8-13 11:11:05

外来文件应该都有受控与不受控之分吧,不应该一刀切,而应该区分对待

jczxlls · 发表于 2007-8-15 07:35:21

应该区别受控和有效文件。

自己编制的文件属于受控文件，需要进行编号、审批、登记发放记录等。
外来文件一般要管理，但属于有效文件，有效文件主要对文件的有效性进行控制。你没有权限修改、编制的文件一般来说不属于受控文件。只要在现场使用的外来文件属于有效的，并且建立了外来文件的清单，保证外来文件的有效性就可以了。

wzding2008 · 发表于 2007-8-15 08:11:47

比较同意jczxlls和wypan2004的观点，起码对受控和非受控做了一个定义，并划了一个界限
但是，有好多（很多）企业都把什么法规、技术标准、外来文件作为受控文件，
如果问为什么？不知道，反正都这样做的（没办法的答案）

不知咱们网站上是否有审核员，发表一点想法？

730514shq · 发表于 2007-8-15 13:13:23

标准和法规应该做为受控文件，这些文件有版本的要求，在企业内部的使用应采用一致的版本，因此要控制，以免不同版本在企业内同时使用存在。造成不必要的混乱。

wypan2004 · 发表于 2007-8-15 15:58:28

说来说去，还是对“控制”这个词语的理解上
谁能查查词典是如何解释的，或相关标准是如何定义的？

wzding2008 · 发表于 2007-8-30 19:30:06

最近咨询了一些审核员，都不把外来文件作为受控文件
好多企业把外来文件归到受控，也是当时的认证水平所致

violet2830 · 发表于 2007-8-31 08:26:13

标准4.2.3文件控制中ｆ）确保外来文件得到识别，并控制其“分发”。

370121 · 发表于 2007-8-31 09:57:02

国家标准、法律法规（劳动法。消法、质量法等）等外来文件是需要受控的，主要是控制使用的是否为当前有效版本，使用处能得到相关有效的版本，作废的版本能否进行识别、标识的控制管理。

wypan2004 · 发表于 2007-9-10 19:14:42

原帖由 violet2830 于 2007-8-31 08:26 发表 http://www.3dportal.cn/discuz/images/common/back.gif
% C' w; @! w: Y8 p1 E: p: ]6 O标准4.2.3文件控制中ｆ）确保外来文件得到识别，并控制其“分发”。

这里“控制其分发”，并非受控的意思
可以说，企业里的所有资料文件，只要牵涉到分发，肯定是要控制的（不会乱发的）
如果把“控制其分发”理解为“受控”，那么文件也就没有“受控”和“非受控”之分了

fujih203 · 发表于 2007-9-11 22:16:42

用有效更合适!!我们就盖的有效章!!

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