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管理人员的基本使命,在于借部属的力量,完成组织的盈利目标及员工个人的福利目标,若有余力,尚应达到社会公众利益的目标。零售、批发及贸易业的企业应如此,制造、金融、及保险企业亦应如此;政府行政、军事、教育及医疗机构更应如此。所以管理之道在于借力,高层主管借中层主管的脑力,中层主管借基层主管的脑力及体力,基层主管则借现场人员的体力,现场员工则借本身体及可用的机械力。
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9 \7 e+ I2 ? s) b* K1 N 换言之,管理系统为人力使用的系统,再由人力系统使用机械力系统,所以管理工作若失去“人”的基本要素,则成真空。关于这一点,各行业经营人员必须确认及身体力行。主管人员借用部属力量的方法可简分为二,第一为“计划“,第二为“控制”。2 O" }. K' s5 `3 b* v" a
! Y3 w2 Q4 N2 t5 f% ^ 所谓“计划”是泛指所有决定未来要求部属完成的“目标”及采用“办法“(亦称“手段“的用脑思考过程,这一过程必须充分利用“大脑”的创新功能,而非利用“小脑”的反射及守旧功能,方能开拓新产品、新市场、新制度、新技术。
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整套的计划功夫包括:4 \8 W; X7 S2 u
(1)小心确定市场顾客的需求;
, j6 k. V4 P6 W (2)研究环境变化及竞争者的行为;1 P9 h1 b" l) ~5 a! g4 P( }
(3)盘存本身的强点及弱处;
& M7 ?5 p) H3 D b7 v4 m% | (4)设定行业别、产品别,及盈利产销等数量别目标;
4 K& d+ U9 b9 ~; ~ (5)设立达成这些目标的策略性及作业性方向及步骤;+ L2 N. F- w* o4 b# m$ O, W
(6)指派细项责任目标给员工集团或员工个人。
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要建筑一栋房屋,必须要先有建筑蓝图,及水管匠、电线匠、木匠、油漆匠、水泥匠等等的工作任务指示,才能如期完成所希望的“产品”(房屋);相同的道理,要提供满意的产品或劳务给顾客并赚取合理利润,岂能没有小心的“计划”?0 D( Z% `- ]5 K' z$ m/ E* O& ^, A
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所谓“控制”是泛指确保达成计划目标的措施。控制措施可分两大类,第一为“组织结构“,第二为“人员督导”。除非组织结构简明,除非人人了解职权及责任所在,否则组织本身就是失败的根源,无法达成原定目标。8 W6 T9 |) [! ], S8 Q
2 m* o0 \5 W, {5 O) J4 [3 H' ]4 f 组织结构应该代表一体三面的作用,第一它应把各个的职位层次表达清楚,第二它应把各人上下沟通的管道明白指出,第三它应确定员工间协调及合作的中心,使人人的努力朝向同一目地,而非互作争斗。所以一个组织层次混乱,意见无法沟通,及不能自动协调合作的机构,必是一个乌合之众,人虽多却只消耗资源,不能创造成果。
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4 q4 G: c0 [' n; y! E 人们常常说某某机构组织散漫,大而不当,就是指最高主管人员对其属下人员失去“控制”,毫无效果可言。% Y8 H! E0 @5 p% P1 N
7 ?# i% P: y2 r/ G4 g0 T9 L 除了组织结构应严密有秩序而且有效率外,尚应有“督导”的功夫。督导是指紧接上司(主管)日常纠正及指导下属行为,以期达成目标的活动。假使每一位下属人员皆能自动自发,依照上级指示的政策目标而努力,则可以不要“督导”活动。事实上,基层人员常常无法自动自发。实施目标管理及自我控制,所以其上司对其行为的日常督导工作不能废弃。
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# }% z# D m! h 一、“人力发展”而非“事务指导”
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把前面“计划”及“控制”两个基本管理因素的内容重述一次则可以得到以下很简单地文句:即“主管人员的基本职责在于确定要求部属完成的东西(目标),定期查核他们已经完成的程度,以及寻求方法协助他们有效地完成该目标。”无疑地,这种说法自然而然地使人们获得一种简单的结论,即“管理是人力发展, 而不是事务指导”。假使愈多人接受这种事实,则许多管理上的难题将会自然而然地消失,因为人力(尤其人的脑力)潜能的发展勘为巨大,几乎可以说无限大,人类之所以会异于一般禽兽,而为万物之灵,也是完全得力于人力的发展。
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0 d/ k6 f8 E6 x# N! K 假使有人认为他自己竭尽时间及精神于事物的操作,比花费时间及耐心来引导他人(部属)工作更为有效的话,就是说明他本人不适宜当管理者,不能管理。. r1 u# e% h6 T0 \& j
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在许多场合里,人们常常会碰到这种“无效”的管理人员。可以称这种“只会做事,不会管人”的管理者为浪费资源的“杀鸡用牛刀者”,假使他的上级主管继续让这种无效的人当管理者, 则该机构的恶运必指日可待。
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" F, \8 z; \# U( C1 o 很显然地,从“管理之道在于和”,“管理是人力发展,而非事务指导”的推理下,我们即可以得到另一种简单的事实,即“管理是人事处理”,因为管理活动需要幕后的参谋人员互相配合,方能达成目标。* W% j+ Z2 e. N' C2 I) E
9 s$ c9 G& m+ d7 P* n 所谓幕前(或前线)执行管理者是指负有最后完整权责的; 所谓幕后(或后方)参谋管理者是指提供建议、协助,及服务幕前执行人中完成责任目标的人。前方作战的陆、海、空军是属于执行人员,而后方联勤部队则属参谋勤务人员,任何作战(如何管理活动)必须有前方及后方的配合,方能得胜,所以管理人员必须掌握各种人事的处理工作,包括员工关系,顾客关系,社区关系,政府关系,金融关系,股东关系, 及供应商关系。其中尤以员工关系的处理最为直接相关。下列十二条为经验人士处理员工关系的宝贵心得, 甚为简明, 可供大家参考。( K0 w* |( m3 U0 H
5 g/ c4 i6 Y! y6 y* P1 F 第一条: 当一个人寻求新工作机会而面谈时, 总是期望别人对待他有礼貌、诚恳、态度自然而又不失之轻率, 使他能充分显出他的优点。
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第二条: 一般人都希望别人因他有贡献价值而“欢迎”他去工作, 而非因同情而施舍或赏给他一碗饭吃。
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第三条: 一般人都希望接受简单、明确而合理的指示, 告诉他应做些什么?如何去做? 以及做到何种程度才算做好。$ X3 W+ l' h7 f [
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, u0 Y& C$ b! P& I# \ 第四条: 任何人都喜欢在他所尊敬及能信任的人底下做事, 不喜欢在他认为无能或看不起的人底下做事。
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8 y8 k* n0 A+ N$ ` 第五条: 每一个人都喜欢别人承认他的工作表现及贡献。% ~- z/ N* b8 f2 ?' m8 V
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第六条: 许多人喜欢感觉到他每日的工作对别人有所帮助。当他在精神上感觉对别人的帮助愈大时, 他愈不会计较物质上的报酬。
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第七条 大多数人喜欢因工作做得好而受到应有的薪酬报赏及职位升迁。 ~8 P/ o" K) A }
7 e) K0 e6 y* e7 N& W, `! G 第八条: 大多数人也喜欢因工作特别努力及延长加班时间而得到奖励, 如奖牌、奖状、奖金。反之, 不喜欢不管是否努力工作及是否有所贡献, 而给予相同的待遇。
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1 q" u: ~" T* E; W; s+ p 第九条: 每一个人都喜欢在大家所公认、具有高强能力及公正心理的最高主管所领导的组织内工作。+ c( s; y# R! {% ^
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第十条: 所有的人都希望身心健康地工作下去, 所以重视带薪放假, 健康检查, 医疗服务, 安全措施, 员工顾问等等福利措施。
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6 y% y( I5 e3 C6 p' z+ ~ 第十一条:人们都有寻求安全感的基本欲望,所以退休年金计划、保险计划、储蓄计划,工作稳定等等措施,都有助于提高士气及生产力。! Z, j3 o) ^) r) {2 s" B7 P. Y
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第十二条: 当一个员工处于非被辞退不可时的处境,他希望能真诚、庄重地跟他说明理由, 不要用欺骗的理由或随便给一张通知纸条就算了事。( b. j& s" q" y' y1 ]" I- [
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以上所列十二信条都是很简单的领导及激励部属潜力的做法,因为管理是人力发展及借力的活动,所以我们首先要诚恳地把我们希望别人对待我们的方法,用来对待部属。“待人如己,己所欲施于人”的铭言,确实是最简单的管理法,任何行业,任何规模大小,以及任何部门的管理人员,皆可应用这种简单方法,有效地达成目标。 |
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