ISO专员岗位既职责说明

efan00221

ISO专员岗位既职责说明“  ISO专员”是众多企业组织在人力资源安排中确定的一种职能或者岗位，ISO专员通常负责企业组织的各种标准化管理体系的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系持续改进、各类审核以及相关会议的计划和记录以及报告工作。

! P- D& J* K8 n按照企业管理和运营的需要，以及追求全面质量管理（TQM)的重视程度，被确定为专职或者兼职的工作人员，通常属于助理、副理岗位；在一些岗位上，也可能是经理级的工作人员在负责这项工作。
( z0 W4 E9 K+ s$ ?% c" z
/ X+ N" v8 X9 uISO专员这个职能和身份确定，在ISO系列标准的要求中，并没有明显地提出。明显地要求企业有的涉及到ISO标准体系相关的有“管理者代表”、“内审员”、“质量人员”（TS16949）、“食品安全小组组长”（相当于管理者代表，ISO22000），“食品安全小组成员”（相当于ISO专员，ISO22000）等。但是企业组织实际的运营当中，发现企业组织最需要的“ISO专员”这个职能岗位不可缺少。针对大量企业的职能设置划分以及人力资源的部署，摩根顾问在2005年推出了“ISO专员”岗位职能的资质培养计划，并且于2006年底确定：ISO专员是基于ISO9000标准体系而确定的，但是必须至少要学习掌握“ISO9000、ISO14000、OHSMS18000”三大标准管理体系能力的工作职能人员。而在一些具体的资质要求上，又有所不同，其中涉及到“物业、社区ISO专员，食品安全管理体系ISO专员”等。说明如下。
0 B* ?6 n" u; z2 `
基于ISO9001－要求而为企业推行ISO9001管理体系并维持系列管理体系或者通过第三方认证而设立的ISO专员职能，在国际标准化管理体系的推动下，要求基于QMS的ISO专员在一个企业中能够识别出环境管理体系（EMS）、职业健康安全（卫生安全）管理体系（OHSMS）、企业社会责任（SA8000）等基本的管理体系所占的比重以及重要性。如果ISO专员不能懂得相应的管理体系，则无法将本质工作做好，无论其人在QMS领域有多大的能力或者业绩。同时，在基于ISO22000的食品安全标准管理体系中，对于HACCP、GMP、SSOP等不能掌握或者掌握了相关的知识但是对于QMS、EMS、OHSMS、SAS等不了解，也是会出先很多纰漏。同时在某些有特别区域标准认证要求的企业，ISO专员还需要了解QC08000\ROHS\REACH等系列区域市场准入而推出的标准，并且能建立相应的管理和审核方法，以响应企业组织的系列目标并达成QMS的深入推行。
  K1 Z. ]* M7 g2 d6 ~
2 `" ~% t- W' l, H/ \# w一、ISO专员的岗位职能和工作职责范围
) E; a2 g: U2 B$ z  E& r: ]* S, V1 g
摩根顾问以QMS为基础，为ISO专员的职能和职责范围提出了相关的内容。

1.ISO专员的任命。
  A4 L% c9 N0 }: @& q
ISO专员通常由管理者代表（或以上级别）确立岗位需求，直接任命并由人力资源（行政人事）部门安排，确定人数和基本工作能力。在工作能力上，除了要求ISO专员有相关系列的ISO以及其它国际国家标准的知识外，还需要有卓越的文书写作能力以及公关沟通能力。职能岗位同管理者代表以及内审员一样，不受文凭限制。

I:文书写作能力主要要求在：
9 t+ v+ {9 J6 y/ o! h: u* _9 I$ a; H
A:相关标准管理体系要求下企业组织的文件的起草、修订工作；B:内审报告、内审计划、第二方审核计划、管理评审计划、自我评价材料、管理评审输入等工作；C:总经理或者管理者代表、质量体系经理、人力资源部要求编制和策划提交的文件；D:相关质量改进的计划书以及报告；E相关纠正措施、预防措施的计划和报告等。其中B条可能由审核组长支持下的其他人完成；C条可能由相关部门经理或者管理者代表亲自完成；D条可能会由QCC完成；E条可能会由审核组长或者涉及到的部门主管完成。
: @8 l5 i7 ]( y/ m0 A
' {$ q1 W+ L! }2 q8 w7 vII:卓越的公关沟通能力，主要在于内外涉及到国际国家标准；各类事故的处理后通告、广告发布的起草；对供应商以及其它相关方的品质管理以及安全、环境管理改善的推动；组织（计划、安排、参与）相关的会议，如内审组会议、管理评审会议、接待第二方审核、第三方审核等。

; @4 C5 G7 Q! T* c$ F# T

2.ISO专员的岗位。
6 w, [! S* x0 a8 K, s: u
企业组织在需要（必要）的情况下，可能或者应该设立专门的部门，如基于QMS体系的“标准体系管理控制办公室”、“质量管理办公室”，基于ISO22000（FSMS)的“食品安全控制中心”等；也可能在优化的组织框架中，设在人力资源部、品质管理部、行政管理部、生产管理部、采购管理部等。如果属于兼职人员，则一定提供ISO专员文员式的工作环境，如文控中心、综合管理办公室、档案管理办公室，或任职某些经理的助理（如品管部、人力资源部）等岗位。

3.ISO专员的负责人。

ISO专员的直接负责人，最顶级的是总经理以及管理者代表，直接上级可能是人力资源部、品质管理部（含环境、安全监控、食品安全等部门），可能属于交叉管理多职能的工作模式。

4.ISO专员与审核
6 Q8 n, l* ]0 X
6 b& f* G  `: N5 `ISO专员通常都参与审核组的审核，可以成为审核组长负责审核。在对供应商的审核（第二方审核）方面应该参与，并同有关部门（如采购部、设备部、生产部、物控部）共同制定第二方审核要求和内容。ISO专员可以不做为内外部审核员参与审核工作，但是要充分了解并能解释或者指导相关的工作（协助管理者代表）。ISO专员不一定在内审员以及审核组长选拔产生。

5.ISO专员在QMS及FSMS中涉及到职责的条款。
9 r. j$ K* s  C
不涉及食品安全管理体系的ISO专员可以不考虑预先学习或掌握FSMS相关内容，但是推荐学习，以便更好地推行QMS.
8 h: X2 V7 q, q4 M: o# u
* D: K% I3 |& v8 P$ G% ^- J4 P摩根顾问以QMS或FSMS来引导ISO专员可能涉及到的部分直接相关的条款（职能或者参与，如参与设计和开发评审），在另外的体系中，由企业组织参考确定。并不意味着ISO专员只是或者必须涉及这些直接相关的职能（如内审时确定的审核内容）。QMS以GB/T19001-2000及ISO22000-2005条款说明。

文件控制：QMS:4.2.3 FSMS：4.2.2

0 B+ @7 S1 m: J, w记录控制：QMS:4.2.4 FSMS:4.2.3
; ]6 c( R) q* {) G; S* l
$ Y) P" ?% \8 L2 S% }! x# ?! ~质量管理体系策划：5.4.2 食品安全管理体系策划：5.3

职责、权限、沟通：QMS:5.5 FSMS:沟通：5.6

顾客沟通：QMS:7.2.3

6 v* A1 S; n7 b" g: i0 i! O4 n外部沟通：FSMS:5.6.1

内部沟通：QMS:5.5.3 FSMS：5.6.2

预防措施：QMS:8.5.3

. m0 l  ^. |  Z, T: l1 a应急准备和响应：FSMS:5.7
1 c6 i3 |1 `# J: E/ D* v/ {* H) s6 ]
6 L) ?, b: c) ^, [3 e' [管理评审：QMS:5.6 FSMS:5.8
/ @# U8 P' s( U7 L5 B/ W
, R1 b" Q! m" O  o评审输入、评审输出：QMS:5.6.2 5.6.3 FSMS:5.8.2 5.8.3
6 n3 ~1 {$ C- X
能力、意识和培训：QMS/FSMS:6.2.2

, T" t, ^4 q, w7 i5 _) Y5 o安全产品的策划和实现：FSMS: 7

  T# V* E1 p; n; q7 z3 u前提方案（PRP）：FSMS：7.2.1 7.2.2 7.2.3

FSMS实施危害分析的预备步骤：FSMS:7.3 总则：7.3.1 食品安全小组：7.3.2 产品特性：7.3.3 预期用途：7.3.4 流程图、过程步骤和控制措施：7.3.5
, K6 ?( o6 D* x: \6 ~& Z6 P
0 t" z" y8 K- d$ \0 P2 _, a采购信息：QMS:7.4.2 (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关）
1 W& m; e4 b  ]6 w+ U
  N. Z8 o& j; v! L6 r4 d' m与产品（服务）有关要求的确定：QMS:7.2.1 (文件材料以及信息情报、顾客和市场反馈相关）
) t3 ]) j; V  @* }
: }9 v; U7 o. X8 y$ T) e产品特性：FSMS:7.3.3
+ J+ \+ n' y' q& _7 f/ G
  U% F" N$ J' N危害分析：FSMS:7.4 (7.4.1 /7.4.2 /7.4.3/7.4.4)

6 ~8 q* Q, z- w) Z0 C. P& h操作性前提方案的建立：FSMS:7.5

HACCP计划的建立：FSMS:7.6(7.6.1/7.6.2/7.6.3/7.6.4/7.6.5)
9 M1 _/ t! j/ \" M3 K
5 y  s( o0 z0 h4 q/ P预备信息的更新、描述前提方案和HACCP计划文件的更新 FSMS:7.7
* b' V) x7 \& ^( S7 ?$ Q# `1 H, J# h
$ H5 r# G4 Q' u4 {# y+ w! u: t/ K验证的策划：FSMS:7.8

可追溯性系统：FSMS:7.9

不符合控制：FSMS:7.10 纠正/纠正措施：FSMS:7.10.1/7.10.2
7 r, n2 ~* I. j8 a' y- m- Y5 t
6 u, u0 B+ \& g3 s7 E+ b2 P纠正措施：QMS:8.5.2
: D* L3 P! W- R
* A& k! `  ?: _FSMS的确认、验证和改进：FSMS:8 (8.1/8.2/8.3)
! m2 l$ ?5 F. N
测量分析和改进：QMS:8
2 z3 n+ g2 P) u6 D5 w
4 W5 i% f7 X: w& E) d监视和测量装置的控制：QMS:7.6（检测和维护工作可能由另外的专业人员负责，但是有些企业组织则派给了ISO专员）
/ r! {% j$ y5 y8 o& W4 }; ]) e
FSMS的验证：FSMS:8.4
0 W, f# b  Z3 V
" r' F. k  h$ X: x. T: t内部审核：QMS:8.2.2 FSMS:8.4.1
& @) H( ]- F" G4 m$ ?8 \
- Y) A, {  Z" |3 J9 e- J0 t验证活动结果的分析：FSMS:8.4.3
" Z( W/ Q! p9 F& l
; G! A  b; @  {过程的监视和测量：QMS:8.2.3(可能涉及部分工作，比如以一些方法监视体系运行的状况，保持充分性、适宜性、有效性）
$ g- n, N. V5 E' L- S: }6 q
* ^( G% ]; A9 M8 J- `$ F. V  |持续改进：QMS:8.5.1 FSMS:8.5.1
+ p3 B# @; {0 J/ h# @  ?
0 l( T) M# ^$ F设计和开发评审：QMS:7.3.4

. i8 C6 ~; f# W" Y: uFSMS的更新：8.5.2
/ l5 Q$ I  q* J2 i& T! `* c
1 G8 T  p" `4 L: ^二、ISO专员与“物业、社区、建筑、石油化工等行业的ISO专员”以及“ISO22000-FSMS的ISO专员”等相关说明
3 A3 P3 E. H* k2 ]
" Z- S% f7 H2 i% e1.ISO专员的知识框架以构建和维持QMS并掌握了EMS/OHSMS为基础知识能力来定位为适宜所有行业的ISO专员基础能力。但是在很多行业组织中，这仍旧是不够。在ISO/TS16949中，还有相关条款在支持，需要更多的知识能力，如对五大工具的理解并能参与若干工具的使用，通常同质量控制人员也有着较为密切的合作关系。目前摩根标准顾问对ISO/TS16949领域，使用“品质管理专家”（QMP)来定位若干能力和职能。
/ v; V- h: ^' |- c3 F. ]; U# M
基于QMS的ISO专员，应该同时关注ISO9004:2000－质量改进指南以及企业组织的自我评价系统“卓越绩效准则”（CPE)，并能在自我评价系统中担当重要的角色。
1 \& @- k7 k$ Q9 f0 G1 d0 ~! e
8 _3 n0 i, E* ]& L0 J( j6 k8 s2.由于物业、社区、建筑、矿业开采业、石油化工等行业，对环境管理体系（EMS)以及职业健康安全管理体系（OHSMS)的要求同样重要，有时甚至对职业健康安全更多重视，甚至要上升到第一位，因此，这类企业组织的ISO专员，必须全面掌握理解QMS/EMS/OHSMS三大管理体系的标准、体系建立、文件、推行、纠正和预防、改进等工作，不可以单单以掌握ISO9001而满足于ISO专员这个岗位职能。

3.在基于ISO22000:2005的食品安全管理体系中，食品安全小组在FSMS里显的非常重要，是整个企业组织正常运营的核心机构，而ISO专员又是首先要考虑成为食品安全小组的成员的（摩根标准顾问原定义为HACCP专员）。因此食品、保健品、医药等行业，应该充分考虑到这当中的关系。摩根标准顾问的建议如下：
: a2 z' F- X0 @* Z0 {( V: r
I：食品安全小组组长，通常任职最高管理者代表（在ISO22000中没有使用“管理者代表”定义），由于中国传统管理以及文化上的影响，摩根标准顾问建议中国企业使用“食品安全最高控制中心主任”等称谓来确定这个职能岗位。食品安全小组组长的确定，应该较为侧重食品安全专业知识和管理体系都了解，其中前者显得突出重要。食品安全小组组长应当全面学习QMS/EMS/OHSMS/FSMS四个体系的知识。如果有专职的QMS管理者代表，建议以整合体系的方法来确定为副管理者代表。其它体系相同。

II：ISO专员在食品安全领域，要着重ISO22000标准管理体系确定的条款执行岗位工作。不建议ISO专员游离于食品安全小组之外，而应该成为食品安全小组的准成员。食品安全小组的成员不要求所有人都具有ISO专员具备的知识架构和标准体系的掌握程度，因为有可能是某些领域的专家工程师，这些专家工程师或者普通的文员，至少要求充分了解FSMS。对于负责编写和维护FSMS体系文件等重要工作的成员，则应该具有掌握了至少四个体系的知识体系的能力（QMS/EMS/OHSMS/FSMS)甚至更多。