如何审核「资源管理系统」？

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如何审核「资源管理系统」？
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＊贝尔‧蔡璧基
如何审核「资源管理系统」？此议题最需被正视的是——审核员应证实组织的品质管理系统之资源需求有被实现、维持和改善，且进行适当的管理，除此，组织内适当的资源管理系统运作必须经过鉴别与规划，强调资源的提供，且对运作过程进行应有的监控；再顺应组织与顾客需求而做必要的改变，以上是进行资源管理时所需注意事项。而为使组织的「资源管理系统」审核能具实质效益，现以下列要点与各位讨论：
8 y: y9 V4 D* v 首先，以审核的系统性及过程导向来说，一个单项审核作业的输出往往会直接形成下一个审核项目的输入，此即为ISO9001：2000标准所特别强调的「过程导向」，因此「资源管理系统」不应被独立审核。但需要留意的是，组织结构与鉴别组织内各作业流程并无关连，审核员应证实受审核组织的资源规划已被高阶管理者核准，且其后续执行的结果亦是充分且有效的。由此可见——「审核」，不但可作为一个组织过去和现在的绩效的证明，且在使用成本的效益分析、风险估计、目标达成上亦扮演重要角色，同时它还可决定如何进行组织资源的分配。
其次，审核「资源管理系统」还可透过与高层管理者暨其它管理阶层人员的会谈来检查系统过程的适当性，使整个审核期间能够搜集较客观的证据从而获得审核结论。该证据并可借由不同的审核阶段作业来获得，如：检查流程输入、流程绩效和输出流程，以审核出全部过程与有关系统的过程文件（其细目如下）︰
5 J; G, {  t# |  ^2 C# F l  管理者的承诺和责任
l   管理审查过程
l   产品实现过程，包括不合格品的控制
l   矫正预防行动以及持续改善
1 c* y; H# M2 H0 w; h+ I8 G& V% V9 O审核员在评估组织资源的分配是否合适时，除应避免主观判断外，还应聚焦于对资源管理过程效力的评估上，使人力资源、基础建设（软硬件、运输设备、能源、水、设备和设备维修、通讯、信息技术）以及工作环境（温度、湿度、照明、振动、噪音、污染），皆与品质政策和品质目标相一致，并且符合产品的要求。
除此，当发现组织「资源管理系统」之有效性其未来可能无法充分满足产品相关要求时，应将此视为不符合事项，因其可能导致延续而带来的品质风险。
0 B& p# C5 |( P3 O0 y+ ]4 U1 L 针对「如何审核资源管理系统」之议题，谨以本文与各位分享。

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资源管理审核的探讨（转贴）
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一、资源管理的目的意义及要求
　 1、资源是质量管理体系实施保持和改进必不可少的条件和基础，也是组织实现质量方针和质量目标的必要条件。因此，2000版ISO 9000族标准更加强调资源保证的重要性，体现以下两个方面：
　 在ISO 9001：1994标准中资源（4.1.2.2）是管理职责（4.1）要素中的一个条款，而ISO 9001：2000标准将资源管理作为质量管理体系中一个大的体系过程要求；
( V7 M) M: {7 O  Z　 对资源保证内容要求也更加具体、明确，ISO 9001-1994标准4.1.2.2资源要求比较笼统,例如对人力资源要求仅简单提及"包括委派经过培训的人员"，而且4.18培训要素对培训内容也未提出明确要求，未提出岗位能力要求和质量意识培训。而ISO 9001：2000标准对资源保证内容要求细化为人力资源，基础设施和工作环境，内容明确。
( a% G, x2 w7 F; i$ e2 A* Z　 2、资源管理的主要目的
　 实施、保持质量管理体系并持续改进其有效性；
# R' p$ p- O0 @2 _1 Y0 X4 L　 通过满足顾客要求，增强顾客满意。
/ k1 v/ `7 ~* J) p, p! n' {: w　 组织应围绕实现上述目的，及时识别并提供所需的资源。
! w' A6 D3 F+ r  p+ d8 j　 3、资源的需求和提供是动态的，应定期评价资源的适宜性，由于外界环境的不断变化，质量管理体系为适应这种变化，就要不断地对众多关联和相互作用的质量管理体系的过程予以改进，而过程改进离不开资源的投入，所以资源的提供是动态的。资源需求也来自组织自身的发展需要，组织在定期进行的管理评审时应针对内外部环境的变化评价自身资源的适宜性，识别并提供所需的资源。
& ~1 [, Z: [5 w; ~3 H/ m. p( I2 {/ H　 4、质量管理体系所需的资源范围
  g" v2 {9 I; O+ c　 资源包括：人力资源、基础设施和工作环境，具体讲包括：
　 1）人员：应具有完成岗位工作任务的能力，还必须接受意识方面的培训，使员工意识到满足顾客和法律法规要求的重要性以及不能满足这些要求所造成的后果；同时，也要使员工意识到自已从事的活动与组织发展的相关性，以及在自已做的工作岗位上如何把每一件事情"做好"，为实现质量目标做出贡献。
　 人员也包括临时雇用的人员和供方人员（必要时）。
　 2)信息
9 P# W) y, _; ?' P& H　 信息是质量管理体系实施、保持、改进及使顾客满意必不可少的条件，就象人体的神经系统一样，一旦神经系统出现问题，人体各部分就难以协调动作。
9 _/ k$ V: @7 k: J5 S　 3）供方
　 当组织的资源不足或出于成本考虑，可借助于合格供方资源，如委托设计开发、培训、测试及工程分色等。
6 y4 c' C/ w6 T5 w* a! |* q$ E, n+ O　 4）设备、设施——指生产和服务所需的设备、设施，包括：
" _1 L/ z# d8 L. t  [0 \% `　 a）工作场所（包括办公和生产场所）和相应的设施（包括设备系统）；
　 b）设备（如机器、测试仪器等）、硬件和软件（如计算机软件或其他）；
& A. |% f) S3 i　c）支持性服务（如交付后活动的维护网点、咨询及运输等）
; E( B' |5 _; p( u/ E/ W2 P% O　 5）时间
　 应对设计和开发和生产活动进行策划，给予充分的实施时间（ISO 9000-2：1998/4.1.2.2）
　 6）工作环境
+ h- {2 a/ q% U　 工作环境是指人员作业时所处的一组条件。这种条件可以是人的因素（如心理的、社会的）、物的因素（如温度、湿度、洁净度、粉尘等）
5 }) c0 x7 w( F　 a）生产和服务提供（7.5.1 , 7.5.2）所需的工作环境，如：医疗器械、医药、卷烟、电子行业、生产作业场所，有温度、湿度、洁净度等要求。
# U/ g8 I7 H6 `9 o　 食品行业作业场所有卫生、温度、湿度等要求，精密仪器、设备生产、安装场所有温度、湿度、洁净度、防震、照明等要求。
　 b）检验、测量和试验所需的工作环境
　 计量室应具备所承担的检验项目，检验规程规定的工作环境（温度、湿度、粉尘、振动），物理试验室、化验室、专业试验室，（如：环境试验）等有相应的温度、湿度、粉尘、振动、照明等要求。
1 L+ i# C+ @, K1 Y7 @　 c）产品防护（贮存）所需的工作环境
　 仓库应具有所贮存产品所要求的工作环境（如烟草及制品、食品、药品、电子产品等）
8 j* U- P9 Q- _　 5、ISO 9001：2000标准对资源的要求；
/ y% W- _9 r# V* i$ y　 除第六条资源管理外，ISO 9001：2000标准下列条款对资源作出明示或隐含的要求；
5.1e),5.6.3c),7.1b,7.3.1,7.3.2c),7.3.3b),7.4.2,7.5.1a),7.5.2b,7.5.5,7.6,8.2.1,8.2.4) 8.4,8.5.3
7 Q) y4 G- d/ g0 [3 n　 二、资源管理审核的探讨
　 1、在对最高管理层时，询问对资源的安排，如何确保资源的可获及性，是否满足顾客要求，核查是否发生因资源提供不及时或不是时，影响体系的正常运行，产品的特性、产品的交货期，服务的提供等（可通过对相关部门的审核获取证据）。
　 2、针对部门职能所涉及的过程，核查将输入转化为输出时所使用资源的适宜性；对所用资源的必要性，应与质量方针、质量目标、满足顾客要求、持续改进等综合制定。
　 3、对人力资源的审核，可在人力资源主管部门审核，人力资源需求，资格要求，培训提供等，提供培训或采取其他措施的有效性，在相关职能部门加以验证。
" e( _& b$ j& \% Y' @; y　 4、对人员“意识的审核”，可在审核过程活动时通过考核、面谈、观察工作态度、询问，对“以顾客为关注焦点”“持续改进”及对质量方针和质量目标的理解等来评价。
　 5、结合产品的实现过程来评价组织人员是否确定并提供了为了实现产品符合性所要求的设施、设备和工作环境。