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做总结——转载于找高手( F( {* H/ A2 a* n& E
总结是计划的孪生兄弟,时而要分开写,时而又要放在一起。总结和计划又像一对父子,总结是下一个计划的开始,计划的实施最终又需要做另一个总结。总结既要归纳成绩,又要分析问题,更要得出计划,这才是一个完整的总结。
* k4 {, x v. B% e总结的目的) t% N7 P4 Z* _) a4 o# m6 p1 ]
8 b7 W# `& @* [; v1 T如果把总结理解为一项枯燥无味的工作任务,就永远不可能利用好这个可以让自己进步的工具。这种进步不仅是指个人能力,更是指对个人职业生涯的助益。在一个组织的运作过程中,总结总是有着重要作用的,通过总结,可以检讨过往工作的完成情况,发现存在的问题和不足,帮助找到未来工作的思路,使过去的问题和不足得到改进。更重要的是,总结是一次向你的上级系统阐述自己的工作业绩和工作思路的机会,是体现自己才能的捷径。总结,还是评奖、评先进的重要材料。一份不好的总结,足以埋没你所有的工作,也足以让你的上级断定你是个拿不上台面的家伙!& v) b0 y8 v' S I
总结的基本结构0 }$ U; E1 x& g$ c( v/ H& y2 K
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各种总结的基本结构是类似的,包括:总结的范围、背景情况、做出成绩、问题不足、改进计划。总结的范围是指总结覆盖的时间,或者针对工作内容、任务。比如月工作总结,就是指时间范围;人力资源工作总结,就是指工作内容的范围;北京出差总结,就是指针对某工作任务的总结。. _7 G0 f; b& \% q
总结的表达原则0 z; C, ?$ y# E
6 a6 `2 P$ a9 x& V1 T( E1 n- c# p总结对于个人最重要的功能,就是表达出你的工作成绩。但是如果成绩没有特色,就会被淹没在同事们的总结里,无法突出自己和别人的不同,也就无法吸引评判者的注意力。以销售业绩为例,对取得成绩的表述要做到:条理清晰、内容具体、特点显著、分寸得当。下面我们通过两个例子的对比来说明:- N2 D* y% [4 X# N, j
例A! u. l) L" i6 x# x' C5 n
下面我将从三个方面对今年的销售业绩进行总结:
+ D. L" D) `, ]( K3 a: x, a6 p0 Y一、超额完成今年销售任务;
r$ ?) R! E: s4 Q, J二、集团采购渠道成绩明显;* @; `! O7 _3 K( L7 ] Q2 |3 G
三、队伍建设大大加强。2 _! S X, \# ?& H
例B
( N- w9 g% h: @( R下面我将从销售任务完成,销售渠道拓展,和销售队伍建设等三个方面对今年的销售业绩进行总结:# Y: u$ I8 O: g- d$ R# V: R# u
一、各渠道销售份额均衡发展,销售任务超额完成;
2 s* d9 Q* A8 J3 N, T* d' l \二、治理渠道结构性失衡,获得明显效果;, g& x4 B9 F4 s& X' l; B$ s& h4 k2 u
三、实现销售队伍渠道专业化,实现深度分销队伍在县级以上市场全覆盖。0 k; E0 C9 Z" W/ E2 y6 M: u& C) E |2 Q
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例A和例B是一个总结的两种不同方式,结构上两个例子都做到了条理清晰,但是例B比例A内容更加具体,也表达出工作成绩的独特之处。报告的阅读者一定会觉得,例B的作者工作思路比例A更加清晰,做事更加认真,而且与众不同。
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这里有一个经验,如果总结的条理是清晰的,把除了小标题以外的其他所有内容都删掉,剩下的也是一段很完整的总结,只是简短而已。如果有人要求“请用三句话总结你的工作”,相信你也可以总结得很好。
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& N& b6 w0 L0 e' H下面以总结销售数据为例,来看总结对内容的要求。& S4 `0 Y O; L9 R
例C" B! U5 E& \8 ]& E' t; k
全年销售任务是1亿元,实际完成1.2亿元,完成率120%,圆满完成了年度目标。其中商场零售完成5000万元,集团采购完成7000万元,集团采购作为今年工作重点,从去年占销售总额的15.5%上升到今年的58.3%,销售金额是去年的220%,实现了翻番。由于销售渠道中集团采购所占比例大幅度提高,销售毛利率也从去年的33.2%提高到今年的36.3%,提高了3.1%,全年实现利润820万元,比去年增加了430万元,增长幅度较大。" E* y( j- R' Y& s* h
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例C是例B第一大点的具体内容,对销售任务完成情况进行了数据列举。在列举过程中,特别突出了集团采购渠道的增长率,以及由于该渠道的拓展给销售毛利和利润的提高带来的巨大帮助。这些数据的重点列举,也为第二和第三大点提供了基本数据的支持。
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分寸的把握,也是十分重要的,过于夸大了不行,过于谦虚了也不行,既不夸大也不谦虚更不行。“成绩的取得要归功于领导和同事”,这样的写法是可以的,但是未免过于老套了,群众会觉得你很虚伪,领导听多了这种话,也不会有什么感觉。更聪明和更实事求是的做法,是列举一些事例来说明领导和同事对你的具体帮助。比如下例:+ b) V. f% M T. n, Y
例D' q1 H1 p" d& e/ j; P1 G* G/ U& ^
去年营销年会,王总专门找我谈了关于新渠道拓展对于区域市场发展的重要性,并且在出差期间亲自带领我对当地市场的银行、政府机构等重点集团用户进行了拜访,经过对市场情况的仔细调研和深入思考,我认识到渠道均衡的重要性,并通过几个方面的举措,辅导当地经销商加强集团客户开拓,一举扭转去年的渠道失衡局面。在此要代表广大经销商感谢王总对我们区域市场的指导和帮助!(鼓掌)# Q: ~- z6 S1 y3 H6 G K. l# u* U
问题总结和改进计划
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这里首先要强调,成绩都是历史,未来都是问题。不能很好地分析当前存在的问题和不足,就很难在总结时把自己放在锐意进取的位置上,同时不认真总结问题,也就不能逻辑严密地引导出下一阶段工作计划的具体措施。2 I; W }5 U4 U0 P
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问题的分析要实事求是,用词平实诚恳就好,不要太锋锐,不然就把自己的成绩给掩盖了。如果领导听到最后你的工作全是问题,你还怎么继续干下去呢?8 J n( _1 p) C: A* T" v- q
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制定的改进计划要对问题的解决有明确的针对性,措施要具体,最好还要说明一下某些措施已经在筹划和准备,这样可以防止别人觉得你知道有问题,却没有认真着手去解决。/ n3 ~' F2 e4 x+ `, d
做好工作才是根本( }3 z8 s5 Q- p, Z! b& s
: E+ J: Z. P/ x; D+ u; N. \这是一篇关于如何做好总结的经验文章,也许让读者感觉到,仿佛工作都不用好好做,把总结做好就行了,这是极大的误解。当你连续几年都做工作总结的时候你就能体会到了,如果工作持续做出改进,每年的总结都会有新的内容,如果工作在原地踏步,总结就编不出新东西来了。这一点可以用来管理你的下属,在开总结会的时候,手里拿上他(她)这几年来连续的总结,前后对照,你就能识破总结的骗局。 |
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