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会议是业务的关键一环,全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人,《会议》一书有助于你改进开会能力,使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议,从最基本的准备到合理安排座位,到最后闭会。全书101条简明扼要的提示,提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用,使你成功开好会议的信心增加,能力提高。) Z1 V. k" y, s, D) b" L) z
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●使会议开得卓有成效
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开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。
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" Y( w: L' ^$ b3 K6 U1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。9 \# I" H* q4 v$ W
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2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。- r( }/ c2 e/ u; ]) x
9 O2 l# \ S0 t: f* g9 z% j( m3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。: [- [7 u# R7 o$ }( ^# o& G
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4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。2 K! a6 y- T7 _2 f9 Z$ z
! [" {. m5 `1 b* o5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。
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9 f7 d' t# k- ]% c2 e6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。9 D1 h8 j5 H0 C9 y2 \: F- f* y' m8 ^
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7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
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8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。3 a" h" I+ ^- q& S
+ A" r* i+ I# e/ H- A9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。! q) K, I0 W+ L" {6 U
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10.信息要加以选择,避免过多。4 P% p1 `9 _. ?( F
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11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。9 C. ^5 r/ Q# M+ s. R
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12.通过限制网上会议时间使会议完善。
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) @, T7 p" Y( L* k% x13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
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14.仔细考虑你要召开的会议的类型。9 t3 n2 w& b1 Y5 x4 X6 O2 A
) V8 b+ O# V' O2 J* T/ t5 r# e15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
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- u3 o1 U' I0 n& ~/ P6 O16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。
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) R- u& A4 y+ _) f1 I& m1 N17.凡辅助文件均应与议程一并发出。+ S$ r! P7 \! c" K6 m0 S1 n
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18.会前先拉几个盟友。" d' [3 u1 j0 Z7 K
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19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
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9 R# ~8 }2 I. U3 S' p9 U20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。7 e9 H0 `5 T* O% [) C
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●会议准备
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为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。/ T9 ^% U; s- m' d. b* k
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21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
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% q/ {- V5 E6 W; v/ P22.决定开会时间前要先考虑交通时间。, Y$ J6 B; ~7 n. `8 }
6 q( G) }$ N& \, | {23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
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24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。$ i. M% H {3 `. @& b! _7 Z( l) h
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25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。' e9 K v* T; q4 y7 V, }! y
. N9 q( F; {8 t, u% X$ k: Q1 o26.任何议程变动都必须通知主持人。
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! i5 N2 Z; `- x27.议程要尽可能短小简单。 F5 @4 |+ j9 x( ]( S
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28.尽量将议程限制于一页纸上。! h1 N. z/ m$ J1 p
I4 J; |- V; C+ p29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。7 M4 l! T" K; S) J$ E3 v' S. B$ }
* L0 u: Y" Z3 K0 E30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。" e" ^& l# B \. w' }4 k3 t
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31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
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" P/ l. d& H* W32.必须将电话转移出会场。
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7 h7 @$ X8 G* b" P/ r/ `33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。, B9 c( C: N1 ^2 Y1 S% \# W. a7 H- k
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34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。5 J7 q& X, v% ]) J/ @7 s' |- j, w
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35.要找个确保没有干扰的会场。, x* r, w8 V: M( B% X
+ W# C7 b* K( `. r36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。* u! H8 S% S& Q6 e
/ h: ^" t- I4 h37.使用圆桌可使会议定调为非正式。, x0 N8 d8 W) l4 p! O
+ A. T/ |% F% J- K+ e( C _( D38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。2 s4 r$ z& Y! t, L
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39.座位之间应有一臂长的间隔。
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40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
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% V; W" N3 a9 T3 M o. S' n41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。. F/ n9 H6 T+ E- a5 y$ v6 e
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42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。
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$ M- E/ q" L, }* Q) M43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。4 x9 |5 D; X" e; b
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44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。) O! d+ |0 v) a
6 ?8 M0 `$ A6 i1 N45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
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" @; g0 c2 }( B6 t46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。
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' k3 n9 c# ?( z# g●出席会议
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一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。
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7 C3 e# E( [4 ?% l0 |2 x47.会前拟出自己的发言稿。
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4 Z0 ^9 z6 v( G, H48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。) w' c% |' g7 c
8 |" M C& L( u. \6 ~ A49.要保持积极的脸部表情和音调。
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0 n1 |5 E/ Z, o! f& Z: {- g50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。& ?$ R. N; w9 x6 j+ I
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51.开始发言前先作深呼吸。5 ~) y- \' W9 N; g- S
# u+ @6 ]- S2 _52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。
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53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。# |2 }& C8 Z1 L1 d5 B% K
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54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。
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55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
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, c0 U j* T2 ~, x* g56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。
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57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。3 e' O+ j, ]7 t5 Z3 s6 p
" V6 y: o& l7 d. ?58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
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59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
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1 _8 M' G X% q- m: {$ W; U) R60.必须按照议程顺序作会议记录。$ Y @% C/ i. q. ]$ k" H
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61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
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62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。$ g* l! L7 B4 F% ~5 {; i3 V
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63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。
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5 \6 K$ B9 T5 n/ m" _7 ^●主持会议
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1 x; g1 y" s6 ~1 x8 D每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。/ Z+ ]( a0 }3 U
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64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
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; c% I/ m G! D' a4 J65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。8 [1 N0 P: l# m( n
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66.尽量于会前认识新来者。
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67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
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68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。
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6 p3 z/ n: k; Q4 `5 y3 N69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
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7 W6 \# c% [% N0 A7 u) ?70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
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71.要制止支流辩论和私下交谈。
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72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。# g. e# q: ^; |
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73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。7 |+ h, [: k+ V% y
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74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。7 H9 R7 J' i1 K% ?) N8 S
; a! q, y4 k% \+ G$ I75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
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76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。
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77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。; H+ l9 F* E) S* I% Y7 A$ {; B5 U
# e+ }% t3 y# x. P78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
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' I+ _) F. G) u79.必须清楚每次会议的规则。
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U( d/ v6 v4 Z; c. W) i80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。
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" b3 C# v: _/ p3 Z81.要改变会议气氛,须先改变议题。
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9 }! g; g N- j& R& l82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。. D+ P7 p( R4 p+ s( C
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83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。2 J- h4 e. ^& ]: n0 r
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84.确保各项决议记录在案。7 P2 c1 o# B( L) x1 g+ L
* x8 _+ c2 i0 O( A: v Q' a85.必须尽量以积极的调子结束会议。 I' X* y& D! `) {3 R$ Y0 U5 b
# n( H! ^" r% M: t* Q86.向每位到会者、所有的发言人致谢。3 ^4 o" g: l5 {$ X. L
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87.要区别书面规则与非书面仪式。, i% \ G3 |# ~4 Q6 p5 \
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88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。
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# L, V3 A/ y% Z7 B89.向与会者提供收发信件服务。$ c/ ^5 ^: b! V( w9 `
/ |. i+ X S* y/ g% Z90.首先处理日常事务和管理事务。9 z/ q' H4 m6 Q: x* ^7 k3 @
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91.应在签名报到台旁设一信息台。
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7 d& ]: F6 @2 Y& c, e+ s92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。7 G- i2 u5 F2 L: Q8 H; V6 {; Y9 E. C, J% F
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93.要为小组委员会制定准则。7 @+ U, r4 F6 T) o/ o
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94.不要过多使用程序,因为这样有可能会抑制自由讨论。
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95.可将复杂问题委托给一个工作小组,由他们晚些时候汇报。
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$ P: l6 A* ?3 I96.请记住,你有权决定何时闭会。
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, `) O, d& _1 {1 S97.为重要会议录像,以便将来参考。% H! Y6 G' _6 s& S3 c$ l
/ ?7 H! `, D e1 B& r. u, \8 t/ D98.要尽可能简化程序规则。 \% A1 y- I2 B% a
! p7 @, e- @, n99.面对抗议示威要保持冷静,示威可能会自行消失。, I0 X0 {& _) ~0 U
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100.如果与会者大发脾气,可宣布短暂休会。+ t q ?2 x$ @9 @2 {- ]
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101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则 |
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