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[分享] 怎么开会101招

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发表于 2010-7-7 11:16:48 | 显示全部楼层 |阅读模式 来自: 中国北京

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会议是业务的关键一环,全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人,《会议》一书有助于你改进开会能力,使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议,从最基本的准备到合理安排座位,到最后闭会。全书101条简明扼要的提示,提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用,使你成功开好会议的信心增加,能力提高。+ k7 i; ?+ Z, S3 v$ Q

$ p( t' S1 \- k/ e●使会议开得卓有成效5 c8 Y" H  {& L- [/ S, r

( Q7 H9 a  ?; u+ \* {8 L0 [开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。3 a  ^3 Y& \' D+ j9 [3 Z

6 C- x- |9 r; f( u1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2 @0 J, T8 C2 Q9 [0 R2 t% @5 l
. O$ `7 u& U. d) P2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。
6 ]6 v& ?8 A' x2 _& X) T* O% Y9 h$ d  G1 d% z' O0 x
3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。" S$ Z2 ^6 d# m4 r  v' t

2 ^7 \6 b# z* H! j0 P) l4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。  r0 G4 W. Z/ V  o' R. A

) @" H- g! I) w% u+ {% P! K' z5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。
5 p+ F  y( e3 ?) |9 G; C2 a& V* p( v% Q% O, c+ k& i  L
6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。& g# g# _( W; t' W& Y

$ |! G" k2 D( e* n# r7 r/ M+ ~  z8 }9 }7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
* _. s  @6 B7 G/ I
3 B, w# X8 D/ k: j2 V$ u0 d8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9 l7 T# j) T! V2 J* w4 f+ N
) A# q/ G) n2 C6 i
9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。
2 t& i3 g3 \* S0 x, u
" A6 I! T/ u2 o9 w& k6 g' ^10.信息要加以选择,避免过多。; Z! z3 O, c) C) s3 b2 p

3 T4 [2 h8 c% d, p+ E# s; V11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。+ V2 Y: d5 W- H' O# M" \, ?  l
) w3 Z3 H& x+ Z) `( F: ^
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
; I% r* W7 W7 _5 v6 t1 Q( l. A, {+ ?& e" n0 ^; g6 k$ `* g
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。, D, q# S. j# p! Y7 I
- j- l* _6 p& T+ R5 N
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。  P, v. ^5 ~: b' @/ W0 \6 I

! d2 B7 W; n  M* d3 p* H* ?15.会议要尽可能小,以免分散注意力。
9 V/ P! S6 a+ t
" E; }0 J4 c& o! O; f# _1 p16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。' Q/ @/ d) W3 |/ b
8 g: y& x) _$ F
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
* m; G( c) N2 Z
0 R- k/ [7 {; W* y18.会前先拉几个盟友。
. D9 ]+ O/ g& O! Z0 Z* u: p. P+ k" n  ?
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
2 b: s3 R7 u5 x; c, H6 Y: F3 e& J
; p! h' o5 _, V; s9 e" k9 F20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。
6 z6 ^% U  R6 ^; Y4 e3 C
' ~: p$ h* t( K& k7 }+ W' a( W) y8 A% z* \7 q
7 I9 x3 P! u( n/ M7 i8 T$ V9 k* [
●会议准备+ V# Q# m) d  T, Y" _3 r( d  q
! a+ a# ~+ g4 X8 ^% K' d. w
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。3 r4 Y  L( U1 f. W3 e( w2 I
" [$ y! Q5 B4 Z* ~2 o& {3 h
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。2 g3 v/ G$ P' S3 \. U0 C5 x
+ ^+ d, q# |: j0 s  R
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。( A3 y6 V, X3 f6 o
2 }" c3 i# ?. A
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。+ [4 @! [) C. t

& C3 x, {( s  a# z( i24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
# k& a$ d' ]$ E8 x6 @
" ?3 K! g- K# p' Y" u& m' E& k25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。* ^( v) h& m* V! \2 C! ]' H1 _  o  q, x

* u. A9 ^% A7 T4 M7 n2 d# C26.任何议程变动都必须通知主持人。
) W/ ~8 _8 }5 }
+ P2 N. R* s7 j; g1 K/ R+ }27.议程要尽可能短小简单。
( {% c) O6 l) g* I  H
' o; n7 e# D7 L# ^28.尽量将议程限制于一页纸上。2 ]& {7 h# G! q

5 x& t9 w5 X7 ?; w% P) ]29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。
- U* H: @9 \- l) |5 t+ S) {+ z& J6 }# s6 f9 l. S( x& ^
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
, G0 v! M0 H' ~: m) m. b2 h, m5 J2 P$ h1 `
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
8 k: K4 L8 G( W/ y( `! P$ Q
! W4 t& J; |0 |0 c. y7 P# J32.必须将电话转移出会场。
2 W+ M% R( v" \' {/ ?# u3 Z$ W( w4 i+ H5 @# n
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。4 d4 l  h8 f  j% N/ O* z; L* [
2 s* O. K* B9 k7 ?+ r5 {+ L
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。( [9 X9 a( d1 I* Q: D1 }  ~
" z( n( h6 i9 Q) B, G# i
35.要找个确保没有干扰的会场。3 B% f% o  j5 e

3 }3 {+ S' a$ }' x( ~36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
- G, C- R1 @3 @; g# G+ D  J6 B2 Z$ x8 p: b  Z. F1 E3 e+ m
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。6 v- |0 J1 u: N, R

/ O1 W) g( i) q( A- b# w6 p38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
5 b% u9 d8 y* c
3 C7 {9 Q: s4 I% E- H39.座位之间应有一臂长的间隔。
: b& X6 Y9 e9 H' E( [' ^; c
# L6 |: D% {$ }( O40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
8 o5 t$ S" b* m% q$ a6 V% ]: v9 H( H9 p0 H
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
- c9 _5 o1 U! B3 o  l7 E; F5 C2 e  ~" f0 a7 I8 k# f+ [# ?
42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。/ t- J( Z/ u0 b6 r2 D' y* G
* I7 R! h; y1 ~; q
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
- g8 q) b; M8 q7 V: j
1 Y4 P3 S1 Y8 [5 b5 C  Z44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。+ d  A/ j4 w8 Z2 X" E- f

* O2 I4 C# I1 }! r45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。: S  b3 Z5 a, \

9 a( N  Q$ Y$ O9 x+ \! t  N9 Y46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。  c: {+ r# M, c, }; `

: y& J) ^+ Q1 j( p. C) m! N7 E
3 x" {2 d+ w5 u
: T* ~9 j9 G1 v1 }4 V1 a0 e●出席会议$ B4 q* f2 t6 k, l  i4 a) c3 f
/ q' G, j9 y* L; K% a
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。* _; |5 l  U: ~( f! M

$ ?) q0 N9 v( f- {47.会前拟出自己的发言稿。
3 i4 o$ \3 Z" W
% X& g$ P$ G: a& I  s: o+ ?1 Z& J! v48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。9 [9 O/ ]# ]4 V) y$ E; j

' t% _* Y" B; T$ A49.要保持积极的脸部表情和音调。* T* {+ \2 X! Q& V6 h

9 j( ]1 q) @7 u) A2 U3 ^, h/ b# E' ~& I50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。7 V( J+ L! l4 z6 |4 O# i4 M
: n! Y9 C1 a! m( @
51.开始发言前先作深呼吸。
; M  B4 Y: N! @' f
: g5 o3 d2 W  w* ~3 g52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。- L$ Y3 T2 D' U8 P

) A2 R% N6 S& b6 ^2 B: y53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。/ h) M* u- G6 V8 h
$ j; k7 @8 J2 Y0 A( n- g3 w
54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。: P' ?% ^5 w' [5 e7 B
$ z1 p- M2 y7 P6 _6 }
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
1 N* [* m6 [4 f6 @( b) e! ~, r) w; p7 c! I7 I1 i) _9 z
56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。9 l/ y: Q, }* W
% J/ E- }* }( r# a% z; n$ j
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。0 A( L) d# s+ e& t4 |3 G

% _1 R  s8 ?; b$ p8 ]* N$ t' c58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。
+ o0 s0 e. ?, j$ C7 a4 M
. [+ U7 Z5 R+ Q59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。
% {8 d  H% t& U, M! m* E+ F1 a5 p$ N5 M3 o- t
60.必须按照议程顺序作会议记录。* v3 V0 F6 L* I* S( G; A+ b5 A* V
4 q# a7 @- x& }3 G# I3 _1 a- G! g
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。0 e' D: j7 s/ u! `

/ l2 D" I# D9 g$ \. V62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。) ]: U% y6 M% r/ w0 q
6 Z7 Y2 x  c- k0 g, e6 `& `
63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。+ v1 r: s7 I* _3 Q/ @* H8 K

! {* _* ]/ Y* M2 h" {
6 f+ \+ ?9 o, B3 s6 O/ Q
" l" j* Q1 M+ Q" C# ^* T4 j5 j! [% O) M/ s6 i1 S. I1 R
4 U2 m+ A' a, C' J0 [) L
●主持会议
/ S) M9 H7 X& \+ G" u" `1 B9 g+ _
/ C; i& d. Z, _! K' R& x  r# a! B每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。5 o4 ~7 D8 H# ?% m, c4 F) s

1 u9 n$ r: ~4 t7 ~, O4 X* i64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。
/ y- x, Q, m  v  k, h! r
+ Q/ t; g/ n$ b9 V  h( b65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
2 E7 A- p( k2 @' T7 o
& B1 ?' d1 r5 r4 A' I! w7 _66.尽量于会前认识新来者。: I+ m: j1 v* P1 d0 ?
% I& d( N, X. G, Q
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。$ T* y* J8 P* Q% v

. R1 j6 q' A: P68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。3 [. _! q% \" W9 w. Z) m
% V8 r) F7 u! b! [& D! a
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。0 H; ]1 z  q1 l5 Z# o
2 _: |+ R' p6 {1 U
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。& W, t; h2 c2 o- p

, X! z  x( p* \" L9 F5 V$ t2 [! L71.要制止支流辩论和私下交谈。
& N$ P& l& K( h/ M, P: w
) D0 f' r5 C& u( e8 m72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。
+ E3 g+ ?8 A* U  J3 s/ c  ^+ q/ Z# t9 Q0 L8 b
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。9 e3 X$ @- z- _6 K( `
1 }9 @. w; g/ ~* v
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
1 H& R7 B0 H: E% }9 |1 V& y6 ~
  f% F% D& Q% K/ N+ d/ O/ R8 ~75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。
" D% w7 M+ d- A" z8 S' m
/ C; x9 z" F  X76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。! c8 U4 o4 m7 a8 m) ]" h5 r" f

& b1 H0 u$ N! w: Y- f' e77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
$ S: m, I4 c; f/ ^* i4 `6 h0 ?9 S! P1 K, N5 P+ Q
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
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79.必须清楚每次会议的规则。
3 v7 ?  ]5 i; [# b9 Q  P$ K6 ~6 G
2 |( N3 n- G1 T8 N; `! `3 n7 [0 w80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。8 |0 U# i. G5 t" U: U" W: x9 m
8 r. d8 c. h+ ?3 c# l" `: f6 ]
81.要改变会议气氛,须先改变议题。6 A2 J3 l/ \. w; O) p5 @/ Q+ i6 K; g2 @; q* m

3 Y2 x. ^4 W9 M- y82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。
; \5 ]0 d, {1 y' _6 k) S% k8 h$ e. i6 R# `9 s3 k7 E/ u! C  q5 N
83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。( a' E% H( \! i) ^4 l
$ l' a! o# ?' C( i; m( k
84.确保各项决议记录在案。
5 {/ A: U$ V- U& @# s7 B
7 N: d. W: x- g) g7 Q85.必须尽量以积极的调子结束会议。
/ R8 ^( H0 u" a5 \# L" ^5 L2 A% M: f: P1 t
86.向每位到会者、所有的发言人致谢。/ Y. W- |3 |: g+ g. w+ S, D
  b9 \# P+ x$ M$ ]
87.要区别书面规则与非书面仪式。
4 d! L9 @, t6 o; K3 d: q$ A& a# l$ M9 [
88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。4 ?) _$ @, q3 T9 ]7 {" j- j  W

# x$ V2 @* ^% O2 t6 w. y: A89.向与会者提供收发信件服务。0 U( B! E* [, x8 X0 \# T
/ k. j8 y0 ^1 z
90.首先处理日常事务和管理事务。% h* F. _7 o) N

2 _& Z% ?$ y% }0 n0 j7 Y91.应在签名报到台旁设一信息台。( F. ]( U  T: w" @& u) h

6 E9 K2 m. }0 E; F$ {4 t- s% C92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。
/ Y+ B5 X' F; t2 `) x" M
0 b" e. d; X% u: Y! h  D93.要为小组委员会制定准则。4 ^7 C  Q4 R7 B5 ?  |
/ y, R2 d) f& _7 y2 F
94.不要过多使用程序,因为这样有可能会抑制自由讨论。
0 |6 V- G( b5 X) H6 u# q" e% l0 W. H# N+ O
95.可将复杂问题委托给一个工作小组,由他们晚些时候汇报。* N' f0 ^2 T7 X2 c
& [: k0 r2 P( O$ m) ]
96.请记住,你有权决定何时闭会。
8 U4 O8 p# Y% v+ Z' X8 D6 n( g! y* K* W  z/ {. O5 T9 }. A
97.为重要会议录像,以便将来参考。
5 E; @9 i2 Q- n) c. o: J+ c; ?4 z, @9 M3 L
98.要尽可能简化程序规则。
+ j( T; Q; P$ H3 K" G& W+ ]( \3 F: d/ b" E
99.面对抗议示威要保持冷静,示威可能会自行消失。
  ]. X" i# ]. I, I1 Q- w! P$ H2 C1 s0 X& x0 M, S
100.如果与会者大发脾气,可宣布短暂休会。( H  \% G5 ^3 h6 t
3 j/ K# z" u6 \& p: P
101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则
发表于 2010-7-9 10:37:34 | 显示全部楼层 来自: 中国香港
想不到开个会要想这么多东东!!$ U8 t/ N" d  s( @' n8 i" I" v
值得学习.
发表于 2010-7-12 10:22:36 | 显示全部楼层 来自: 中国山东烟台
俄,规矩真多~% i2 t; r& m1 g$ K$ q% U+ M
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