检测实验室档案管理工作实践与探讨

rockston

建筑工程检测单位的档案管理具有以下两方面的意义：①有详实的现场或一手资料证明检测的结果，保证足够的信息能“再现”已经过去的工作过程，对检测单位自身也起到强有力的保护作用；②为社会提供服务，为专业性工作提供连续性，以达到预期的工作目的。

1  检测档案的收集

检测档案的收集是通过正常的接受制度和其他收集方法，把分散在各部门和个人手中的技术资料集中到档案部门。要做好这一工作，应注意以下两点：

⑴ 了解检测档案的形成规律，掌握收集工作的主动权。检测单位检测档案形成的规律就是第一手原始资料，通过各种检测手段将原始数据转换成向社会出具具有证明作用的检测报告。了解这一规律，才能掌握一个单位检测档案形

成的数量、时间以及应该达到的质量标准，从而及时主动地进行收集。如果只是坐等接收，就难免出现检测档案缺乏完整型、准确性和系统性等情况。

⑵ 协助检测部门做好检测材料的形成、积累、整理、归档等工作，为完整、准确、系统地收集检测档案创造条件。档案管理部门要从每项检测工作开始时就协助做好检测文件材料的形成工作，同时搞好调查摸底，了解各项检测的特点、进度和应形成的文件材料等情况。可由各个检测部门和档案部门共同拟订各检测项目档案形成大纲，作为检测材料形成、整理积累的依据，也作为档案部门收集档案的依据。

2  检测档案的分类

检测档案的分类应从检测档案的客观实际出发，针对本专业系统和本单位检测工作的范围、性质和程序的具体情况，选用适当的分类方法。

⑴ 检测档案基本大类的划分：应根据本单位检测范围来确定，如可分为：建筑材料类、地基基础类、结构实体类等。

⑵ 检测档案具体类目的划分：由于检测项目较多，可以按对于工程结构安全性大小来分成重要与一般分类方法进行组卷，如将地基基础、结构实体划分成重点项目，建筑材料类划分为普通项目。重点项目结构模式为：大类代号+一级属类+二级属类+三级属类+案卷顺序号；普通项目模式为：大类代号+一级属类+二级属类+三级属类+四级属类+案卷顺序号。

3  检测档案的组卷

检测档案的组卷就是把互有联系的标准档案，以卷、册、袋盒等形式组合起来，形成一个有机的保管单位。

3.1 组卷的要求

检测档案的组卷有一定的要求，只有按照要求来组卷才能保证案卷的质量，主要包括以下方面：⑴卷内文件必须是一个有机联系的集合体，互不相干的文件不应放在一起组卷；⑵具有不同价值的文件材料应分别组卷，分别组卷与保持文件有机联系发生矛盾时，应以保持文件材料的有机联系为主；⑶案卷以卷、册、袋、盒为保管单位，力求整齐、美观，便于保管和方便查询。

3.2 组卷的方法

⑴ 按检测项目组卷。卷内的文件材料在卷内目录中按固定的顺序逐一列出。例如：重点项目包括有合同或协议书、工程概况表、现场检测原始记录、有关见证记录、见证记录、检测报告等。根据资料的时间和重要性按序排列自成一套，组成一个案卷。

⑵ 按类属组卷。即按照文件性质属于同一类别组成一个案卷。例如：常规材料检测数量较大，检测过程形成的文件较简单、明确，可以按检测委托协议、原始记录、检测报告分别组卷。

⑶ 按问题组卷。即按照文件材料所反映的技术问题组卷。例如本单位质量体系形成的文件，应分别按反映的问题

分别组卷，或者按照专题发生、处理、防范、纠偏等处理过程专门组卷。

4  检测档案的鉴定

检测档案的鉴定就是评定检测档案的科学的、历史的和现实的价值，从而确定其保管期限和剔除不需要保管的档案。对检测档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作应有主管领导、技术负责人、质量负责人和档案管理人员参与。

4.1 档案鉴定的必要性

⑴ 通过鉴定能够控制检测档案的数量，提高质量，保持库藏档案最优化。由于鉴定工作决定技术档案的存毁问题，因此长期以来许多单位都采取审慎的态度，这是有一定道理的。但如果走向极端，有文必档，只增不减，则势必会造成档案冗余度增大，浪费人力、物力和财力，把有价值的技术档案湮灭在大量失去保存价值的档案材料中，必然会降低整个库藏的质量，不便于保管和利用。为了改变这种弊端，必须通过鉴定工作定期地剔除无保存价值的技术档案。建材检测单位的档案保管期限应根据《建设工程质量管理条例》国务院第279号令第六章“建设工程质量保修”来确定，如：“㈠基础设施工程、房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程，为设计文件规定的该工程的合理使用年限；㈡屋面防水工程、有防水要求的卫生间、房间和外墙面的防渗漏，为5年；㈢供热与供冷系统，为2个采暖期、供冷期；㈣电气管线、给排水管道、设备安装和装修工程，为2年。”根据以上规定，笔者单位将常规材料检测形成的档案保管期限划为短期(即5年以上)；结构实体检测、地基基础类检测划为长期(也即10年以上)，从而提高库藏档案的质量，保持最优化状态。

⑵ 鉴别主次、分别管理，便于应付意外事故。通过鉴定，剔除无保存价值的档案，把不同价值的档案区分开来，分别保管，能相对地改善档案的保管条件，便于保护重点档案。

⑶ 通过鉴定，能熟悉库藏，及时发现问题，改善和加强档案管理工作。通过鉴定，有助于了解库藏档案的基本情况，发现技术档案管理中的存在问题，从而采取措施和改进工作。

4.2 档案鉴定的要求

档案鉴定是一项非常重要的工作，因此必须严格地按照要求进行。主要包括以下内容：

⑴ 要全面领会、认真执行档案管理机关和专业领导机关统一制定的档案价值鉴定规则，以及保管期限表等有关规定；

⑵ 组建本单位的鉴定小组，并认真履行其职责；

⑶ 严格履行档案作废销毁的审批手续；

⑷ 以全面的、历史的和发展的观点，科学地评定档案的保存价值。

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5  检测档案的检索
检测档案的检索主要是为了更好、更迅速地利用档案，近年来档案部门为了适应电子计算机检索的需要，往往将检测档案分级标注按档案目录直接输入计算机，便于按项目成套地检索、利用档案。注录的级别分为案卷级档案管理和卷内文件管理，其内容分别如下：
: h: s  h9 K) y; q7 o( `⑴ 案卷级档案管理：①案卷题名：重点项目是工程名称，普通项目是类别，如委托协议书、原始记录、见证记录、检测报告等；②类别：即项目分类号，如重点项目是I1、普通项目是I2；③起止时间：即检测过程到出具报告的时间；④案卷号：即检索号或者是归档是根据归档时间给的档案号；⑤编制单位：即责任者，指档案文件的形成单位；⑥目录号：即整卷档案的档号；⑦保管期限：分长期和短期；⑧文件份数：一般都是1份。
⑵ 卷内文件管理：只有重点项目才有此项内容，它是案卷的下级目录。
. r6 I. j$ @% |# i①文件题名：指的是案卷内包括内容的名称如：合同、原始记录、报告等；②责任者：即文件的编制人；③分类号：项目分类号，如：重点项目是I1、普通项目是I2；④成文日期：一般都是按报告日期；⑤页号：该项在此卷的页码；⑥页数；⑦目录号：顺序号；⑧保管期限：一般指的是长期；⑨案卷号：即整卷档案的档号。
3 r2 f- z# l# q+ u5 D3 H/ U% S6  检测档案的利用服务
- T1 ~) o- s. Q8 W; r9 o检测档案的利用服务工作，是指档案部门通过各种途径和方法向利用者提供档案服务，通过开展这项工作，可以促进生产建设发展和科学技术的进步，并且为经济建设提供必要的保障。
3 i' d' {; q* a# H, }* F# p5 B在档案管理过程中曾发生过很鲜明的事例：广州保税区某楼始建于1993年，首层及2层部分框架于当年建成，后由于各种原因停工待建。2005年5月建设单位提出加建2层顶板及围蔽结构，但该工程停工时间长达10年，主体框架未封顶，部分钢筋外露，经年的风吹雨打使结构强度受到严重影响，于是设计方提出要结构的原检测数据，以便与现在的检测数据进行对比。但建设单位多年来已几易其主，原有的资料都残缺不全，无法查找到原检测报告，加上未竣工的工程更未将资料交到城建档案馆，在这种情况下，现任建设单位找到笔者单位要求抽调出当时主体结构的检验报告。
我们迅速及时地提供了原记录及主体结构的检验报告，给设计方和业主提供了当时有利的第一手历史资料，为烂尾楼的改建提供了极大的帮助。试想若当初档案意识不强，未注意收集、归档这些重要资料，则这样的建筑物在没有可靠的历史数据为依据，将会造成成百上千万元的经济损失。
% h) `; e( w* R& b8 H1 v+ [3 i/ Q档案利用服务的基本要求如下：
0 `( J* q- h3 t/ V) r% Z' Z: \⑴ 检测档案来源于基本建设领域，因此也要服务于该领域，要积极主动地为基本建设、科学研究及管理工作提供数据，用以规范、监督基本建设行为，促进生产建设和科技发展。
3 ?3 X# v4 B3 n1 [⑵ 了解需要，熟悉馆藏，及时准确地提供利用，主要是了解和掌握本专业系统、本单位检测的内容，迅速、准确地提供利用。
⑶ 正确处理利用和保密的关系，利用工作中既要坚持保密制度，严守技术秘密，又要随着科技的发展适时调整有关技术档案的密级，及时开放不需要保密的档案，为建设事业提供较多的服务。7  检测单位档案工作的难点和不足
( Y" J8 q7 p! t+ l9 c& `& _7 x7.1 检测档案管理体系不完善。
; r9 v/ B& L" x建设档案管理工作在我国是80年代后期才依靠行政和经济手段对城建档案工作正式运作的，对于检测行业的档案管理到目前为止还没有政策出台，因此大多数检测单位都无法从行业要求上，系统地、规范地进行档案整理。一部分检测单位都是根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和地区档案管理要求开展工作的。
7.2  档案管理体系尚未健全
检测单位往往只对检测工作予以重视，而忽略了检测辅助工作和上级部门检验检查工作形成的档案，其实这些工作都是相辅相成的，往往能从中总结很多经验教训，有利于制定预防和改进措施。

tweedwan1

受教了，编出这些很不容易的